وثيقة الشحن هي مستندات نقل تُعد وفقًا للمعايير التي وضعتها إدارة الإيرادات. تستخدم هذه الوثائق كدليل رسمي أثناء عملية نقل البضائع من مكان إلى آخر. سواء أكانت الوثيقة منظمة إلكترونيًا أو ورقيًا، فإن وثيقة الشحن تتضمن معلومات هامة مثل مالك البضاعة، والمستلم، والكميات المنقولة.
الفرق بين وثيقة الشحن والفاتورة
الفرق الأساسي بين وثيقة الشحن والفاتورة يكمن في المعلومات التي يحتويان عليها. تُعد وثيقة الشحن أثناء عملية نقل البضاعة وتتضمن معلومات النقل مثل مالك البضاعة والمستلم. أما الفاتورة، فهي توثق عملية البيع وتحتوي على تفاصيل التجارة التي تمت. وبالتالي، لا يمكن استخدام وثيقة الشحن كبديل للفاتورة.
المعلومات التي يجب تضمينها في وثيقة الشحن
عند إعداد وثيقة الشحن، يجب أن تحتوي على المعلومات التالية:
- عبارة "وثيقة الشحن"
- ختم وزارة المالية أو ختم تصديق من كاتب العدل
- نوع وكمية البضاعة المرسلة
- اسم الشخص أو الشركة التي أعدت الوثيقة، الاسم التجاري، عنوان العمل، مكتب الضرائب، ورقم الحساب
- اسم وعنوان المستلم، والاسم التجاري إن وُجد، ورقم مكتب الضرائب ورقم الحساب
- الجهة التي تُرسل إليها البضاعة والعنوان
- تاريخ تسليم البضاعة للناقل ورقم الوثيقة التسلسلي
- توقيعات الشخص الذي نظم الوثيقة، وتوقيعات المستلم والناقل
إلزامية تنظيم وثيقة الشحن
يجب تنظيم وثيقة الشحن أثناء نقل البضاعة بواسطة البائع أو المشتري. يجب إعداد الوثيقة في ثلاث نسخ على الأقل، ويجب أن تكون نسختان منها مصاحبتين للبضاعة المنقولة. يجب ذكر تاريخ إعداد الوثيقة وتاريخ الشحن بشكل منفصل، حتى لو كانا في نفس اليوم. إذا كانت التواريخ غير مكتوبة أو غير صحيحة، تُعتبر الوثيقة غير صالحة.
الخلاصة
وثيقة الشحن هي مستند ضروري أثناء نقل البضائع وتضمن سير الأنشطة التجارية بشكل منظم وقانوني، وتساعد على تجنب المشكلات المحتملة. من خلال إعداد وثيقة الشحن بشكل صحيح، يمكنك الالتزام بالمتطلبات القانونية وتحسين أمان عملياتك التجارية.
04.07.2024